一家初创公司的技术负责人，难免需要照顾传统上应该由IT部门完成的工作。在这一篇中，我们聊聊IT管理中最基本的一项工作：建设云存储和云文档系统，支撑公司初创期全部文件和知识的电子化保存和分享，为文档和资料的创建、管理、分享和使用，提供最优的解决方案。
谁会用？怎么用？
几乎所有部门都有保存和分享文档的需求：技术部门要存储设计资料，技术约定，公私钥，密码，还可能需要快速传输大文件；行政部门要发布手册、表格、文档，还要收集申请、报告；市场部门要保证全部门能随时访问最新的产品和服务资料；售前售后部门则有大量的用户数据记录；设计部门要公布公司形象识别手册等。
作为云存储和云文档的架构者，我们应选用合适的工具统筹这些资料的存储保管。在此之外，还应该从公司全局角度，分析考虑到以下相关问题的解决：
易于访问：应提供易于桌面和移动设备访问的界面和客户端。基本使用的学习成本尽可能低。
所有权：文档资料应最终归公司所有，公司可以最终控制、转移、恢复文件；
分享：文档资料应能快速分享给需要的内外人员直接访问；
传输：支持大文件的传输，尤其是公司局域网和专线内的快速传输；
外部访问：可以按需支持或禁止从公开网络访问和分享；公开访问的文件应有固定的URL地址。
权限：支持收于不同级别用户不同的访问、修改、协作权限；
历史版本：同一份文档资料的任何历史版本和历史修改，都可以跟踪并还原；
备份：支持自动备份，异地备份，以及出现故障时的快速恢复；
协议兼容：支持主流文件协议的访问，便于不同系统、设备的访问和打通；
上传：有便于用户上传文件的投递箱功能，用于收集公司内外提交的资料。
如何选择？
一般来讲，一套企业网盘，加上一套知识管理系统，足够解决初创公司全员的云存储和云文档需求。这样的产品市面上选择非常多。比如，云存储可以考虑开源的企业私有云盘如OwnCloud及NextCloud，也可以选用软硬结合的NAS系统如Synology；文档和知识协作可以根据需求，考虑Confluence，WikiMedia等知识库、维基系统、和内容管理系统。还可以考虑采购可供私有部署的各类云文档产品。
在具体选择产品时，还需要关注部署和整合问题，包括：
产品应支持私有部署，私有域名；
产品应支持统一账号登录（详见本专栏统一账号一章）。
推动使用
在公司内推动使用一套新系统，总是需要投入额外对精力。一般来说，云存储和云文档的推广总体比较较容易。毕竟不论身处何种岗位，人人都需要接触文档和知识，这样广泛的需求就是推动使用的最好力量。我们只需要助推这一过程，就能帮助公司从总体上提高效率和解决问题。
理念的转变
如果要深度推动云存储和云文档在公司内全方位的使用，核心思路则应是推动理念的改变————这一理念就是“企业云上办公”：公司的所有文档资料都应该在云端产生、云端存取，所有的设备都是云文档资料创造端或者消费端，而非存储端，不在云端的文档资料应视为未完成或不存在。
为了保证这种理念的贯彻，应帮助每个人拥有易访问的客户端，具体形式可以是一个随手可访问、易记忆的企业网盘地址，一块随系统启动的网络驱动器(使用WebDAV,FTP,Samba等协议)，或是一个桌面或手机版的云盘客户端等。
推广灵感
下面简单介绍几种在不同部门推动使用云存储和云文档的场景和灵感：
行政部门
将公司内部规章制度，发布到专门的文件分享区或知识库页面，固定URL，方便员工随时查询，也方便制度的制定者随时更新和公布；
使用一个固定的云存储文件夹，接受各类行政申请和周报月报的提交。
产品部门
用云盘来统一管理需求文档并进行协作。包含公司的产品设计稿、客户故事、文案、需求文档等；
使用分享功能，与客户、上级、外部协作方、其它部门沟通最新的产品设计进展；
在公司产品发布的初期，包装一下相关的内部文档，就可以作为简单的客户手册和使用指南，向公众或特定客户直接开放。
运营部门
宣传和活动和资料的分发；
常见问题知识库的维护。
研发部门
管理选型文档、操作规程、代码片段、研发记录等；
通过通用的传输协议，将研发中产生的数据存储、同步、备份到云盘；
快速传输大型文件。
市场部门
管理市场材料的版本、分发，管理材料在客户拜访、外勤时的远程访问；
管理、更新、共同创作产品话术和市场培训知识；
进行统一产品资料的上线和分发。
作者：韩锐HanRui
链接：https://www.jianshu.com/p/3d76437a063a
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