在我之前的帖子——长期成功的经理指南之后，我收到了许多关于进行一对一会议的方法的问题，特别是我如何用 Notion 来管理这些重要的互动。作为回应，我想分享一下我如何组织和进行有效的一对一会议的系统，以及我如何利用 Notion 和 AI 来让这些会议更高效和有效。
每周的一对一会议有多重要在深入了解我的系统之前，我们必须强调每周与所有直接下属进行一对一会议的重要性。 这些定期的一对一会议是高效团队管理的基础，促进开放沟通，及时解决各种问题，并支持持续的职业发展。我认为这是一项管理者必备的超级技能。我在这个播客中详细讨论了保持一致的一对一会议的好处。
有备而来我一直确保每次一对一的会议都有一个结构良好的议程。整周里，我会在日历邀请里加入议程项目，同时鼓励团队成员也这么做。我发现这样做有几个关键的好处。
- 这有助于确保我们讨论预定的话题，防止偏离到不太重要的主题，从而避免浪费宝贵的时间。
- 通过在整周内填充议题，我避免了近因偏差，确保我们能处理所有必要的要点，而不仅仅是会议前临时想到的内容。
- 提前看到议程主题可以让双方都有准备的时间，减少了一对一会议中的意外，从而促进了一对一会议中的更有效交流。
我的日历邀请中典型的日程如下：
到真正的一对一会议时，议程上会有我和团队成员提出的话题。我感觉这种大家一起制定议程的方法，从双方的角度考虑，确保会议能够解决大家关心的问题，这样能让会议对每个人都有更大的帮助。
在 Notion 中追踪一切我使用Notion，一个多功能的数字工作平台，作为我所有管理系统的基础。对于每位团队成员，我都维护一个专用页面，记录我们的互动和他们的进度情况。
每个页面都包含以下几类：
- 个人信息（例如他们的地址和宠物的名字）
- 通用的一对一问题（用于没有话题可谈或想讨论平时不常涉及的话题时很有用）
- 待办事项（我等待回复的事项和我需要回答的问题。这样可以确保大家包括我自己都履行承诺）
- “下一步”部分——我在这里添加一周里将要讨论的话题。
- 当前的一对一会议议程——“下一步”部分的标题被当前的会议日期替换。
- 过去的一对一会议记录。
有意思的是，我有两个日程——一个在日历邀请中，另一个在 Notion 中。日程一般包含我想讨论的话题的简短标题，而 Notion 中除了日期，还有更多的细节，比如之前的反馈和实例。比如，在日历里，这项会议可能仅标记为“与 Moshe 和 David 的会面”，但 Notion 中则记录了会上可能提到的具体反馈内容。这种双管齐下的方式让我可以在保持日历简洁的同时，在一对一的会面时也能随时查看所有相关信息。
它看起来像这样：
关于1对1的一般问题都是“同步块”——同步到所有笔记上。“同步块”指在所有笔记中同步的内容。
这种结构确保了会议之间的连贯性，并确保重要话题不会被忽略。Notion 的灵活性让我可以轻松地将相关信息链接起来，创建模板，并快速查找历史数据。例如，我们通常用“同步块”来处理一对一的问题，这样这个文本块就会在所有使用它的页面上同步更新。团队目标也一样，比如我们团队的目标就是这样同步的。
这里是我整个一对一系统的概览，在Notion里。
我把所有的东西都放在Notion，包括与直接下属的笔记、跳过的一对一会议记录、重要项目以及我的个人规划本。
这种设置帮助我保持有条不紊，并始终为一对一谈话、反馈、会议、绩效考核和其他重要的交流做好准备。
成就和反馈清单为了全面记录团队的表现，我利用了Notion强大的数据库功能来。我创建了一个表格，用来作为集中记录库，记录团队在整个过程中的成就和需要改进的地方，而不需要改进领域的地方。
这张表实际上是一个Notion数据库，包含以下关键要素：
- 具体的反馈或成就
- 团队成员的名字
- 日期
- 反馈类别（改进或保留）
- 标签（例如，信任、项目管理、沟通）
我习惯于每周定时更新这张表格，确保能及时记录重要的观察和反馈。这种方法有两大好处：首先，这种做法能确保我在实时捕捉重要观察和反馈；其次，这种方法对于及时解决问题和改进工作流程至关重要。
- 这让我能够收集具体的成就实例。这些实例在一对一会议中可以作为强有力的激励，并为积极的绩效评估提供坚实的证据。
- 它帮助我追踪需要改进的领域，并附带具体的实例。这使得提供建设性的反馈，并制定有针对性的改进计划更容易。
有了所有这些信息集中在一处且易于访问的地方，我可以随时回顾和分析这些信息，无需费力查找。在准备绩效评估时，例如，我可以快速查看该团队成员的相关记录，从而全面了解他们在一段时间内的表现情况。这确保了我的反馈和评估是基于对该个体贡献和成长的整体理解，而不仅仅是最近的表现或模糊的印象。
除了表格视图外，你还可以用图表来展示数据
添加AI来提高反馈的质量和准确性ChatGPT的功能和Notion自带的AI功能为我的一对一过程增加了额外的分析层面，大大提高了这些会议的质量和效果。将所有信息存入结构化的数据库，使得这个过程更加容易和准确。以下是我如何利用AI的一些方式：
- 提取相关反馈点：在检查或季度回顾之前，我利用内置的Notion AI生成基于累积笔记和反馈的摘要和建议。
- 生成定制化的讨论话题：AI 可以分析过往的互动和当前的目标，来为即将到来的一对一会议建议相关的话题或问题，确保对话保持新鲜并符合每位团队成员的成长路径。
- 模拟困难的对话：我使用 ChatGPT 的语音功能通过模拟对话的双方来练习具有挑战性的对话，这使我能够为意外的问题做好准备并改进我的方法，确保交流更加高效且减少压力。
- 角色扮演场景：通过在模拟对话中扮演两个角色，我可以获得新的视角来应对潜在的问题，并提升我的沟通技巧。这在处理敏感话题或提出建设性批评时特别有用的地方。
好处我是一名工程经理，你是我的导师，帮助我在领导力方面成长，并为关键对话做好准备。我需要和我的团队成员Puptiz进行一次艰难的谈话，关于他为什么不会获得他申请的晋升。请问我正确的问题以了解全部背景，建议我在对话中需要注意的关键点，并帮助我制定一个清晰且尊重地传达信息的策略。之后，让我们模拟一下对话，这样我可以为可能的反应做好准备，处理可能出现的意外情况，并确保我的反馈被对方理解和接受。
采用这种结构化的一对一系统并通过AI增强，带来了几个重要的好处：
- 改进的回忆和模式识别：虽然详细的记录确保了特定实例不会被遗忘，但AI可以在多个互动中识别趋势和模式识别，而这些可能是单独的人类分析无法发现的。
- 数据驱动的个性化反馈：基于不仅近期事件，还包括长期表现趋势的AI分析，可以提供更贴合实际且具有操作性的反馈。
- 全面的准备：经理可以了解团队成员近期的表现、当前的挑战以及可能的成长领域，所有这些都由AI综合整理，从而在每次一对一或重要对话中都能胸有成竹。
- 借助预测性见解追踪成长：系统可以轻松地可视化团队成员随时间的进展，而AI甚至可以提供对未来表现或技能发展需求的预测性见解。
- 提升时间效率：AI能够快速处理和总结大量数据，使经理可以更多地关注其角色中的人文方面，而不是行政任务。
一种结构化的人工智能增强的一对一管理方法可以显著改善团队互动交流和表现。该系统提供数据驱动的见解，能够根据团队的需求调整，代表了管理的未来趋势，其中人工智能增强了人类的管理技能。
我鼓励你把这些想法融入你的风格。目标不是为了自动化人际互动，而是让互动更有意义。通过处理行政任务，AI让你可以专注于真正重要的事情——建立关系、促进成长，带领你的团队走向成功。
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